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LA COMUNICACIÓN

La comunicación se define como el proceso de transmitir información y su comprensión de una persona a otra. Como responsabilidad supervisora, se le suele llamar comunicación con el empleado, aunque el proceso de comunicación es igualmente importante entre supervisores y gerente.

¿COMO AFECTA LA COMUNICACIÓN A LOS RESULTADOS?

Aporta al eje de la bisagra entre los planes y la acción. Usted puede tener una gran serie de planes y un excelente personal, pero mientras no empiece a suceder algo usted no ha logrado nada. Ni la motivación, ni el liderazgo son capaces de generar acción sin la existencia de comunicación. Esta es la que pone en marcha y mantiene en movimiento el plan entero.

¿EN QUE CONSISTE EL PROCESO DE COMUNICACIÓN?

En sentido amplio, el proceso de comunicación es la serie de pasos que hacen que unan idea en la mente de una persona sea transmitida y entendida por otro individuo, y que dé lugar a la acción de este último en ese sentido.

HAY QUIENES HABLAN DE LA COMUNICACIÓN TRIDIMENSIONAL.
¿A QUE SE REFIERE?

La comunicación no debe ser una calle de un solo sentido. Para que una organización compleja y moderna funcione con fluidez, la comunicación debe proceder por tres vías. Primero, no solo tiene usted que proveer información descendente a los empleados y ascendentes a su gerente; los empleados le deben comunicar sus ideas y sentimientos por vía ascendente.

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN.

¿COMO PUEDE USTED ELEGIR CUAL MÉTODO DE COMUNICACIÓN VA A USAR?

Esto depende de la tarea en cuestión, así como de los objetivos que se haya planteado. Si la tarea es un mensaje largo o sumamente técnico o que requiere registro permanente, necesitara emplear una forma escrita. Sin embargo, so lo que importa en la rapidez, la informalidad o el impacto personal, aveces es preferible la expresión oral.

¿COMO SE PUEDE CONDUCIR CON EFICIENCIA LA COMUNICACIÓN DE PERSONA A PERSONA?

Comunicación Oral: En este tipo de comunicación la persona a la que va dirigida toma conciencia de inmediato de las condiciones en las que se comparte el mensaje. En esta la velocidad, el tono, es estado de ánimo, los ademanes y las expresiones faciales afectan la forma en la que el individuo reacciona.

Charlas informales. Constituyen la forma más fundamental de la comunicación. Esta se lleva acabo con los contactos diarios, instrucciones y algunas sesiones disciplinarias, y en particular para las relaciones personales afectivas.

Citas Personales. Son apropiadas para las revisiones regulares de apreciación las sesiones repetidas de trabajo y casos similares.

 Llamadas Telefónicas. Son útiles para las inspecciones rápidas o para dar o recibir información clave, instrucciones o datos. Pero la llamada telefónica a veces contradice al yo real, así que tiene usted que examinar cómo suena cuando habla por teléfono.

Cartas. Dirigidas mayormente a individuos, son más formales en tono que les memorando.  Son útiles para noticias oficiales, entre otras.

 Reportes (Informes). Son más impersonales que las cartas y a menudo más formales. Estos se utilizan normalmente para transmitir información.

¿QUE PUEDE HACER USTED PARA COMUNICARSE EN FORMA MÁS EFECTIVA CON LOS GRUPOS DE EMPLEADOS?

·                     Juntas informales con el personal. Estas brindan la oportunidad de compartir información en el grupo que sea de interés común.

·                     Conferencias planeadas. Estas son para asuntos relativamente importantes y formales. Un error en común es crear una agenda in consultar a aquellos que asistirán.

·                     Reunión masiva. Las reuniones de numerosos empleados o jefes son útiles para algunas celebraciones, hacer planes de emergencia, compartir los resultados operativos en un contexto gerencia de “Libro abierto”

COMUNICACIÓN VERBAL.

¿QUE PALABRAS PUEDEN TENER MÁS FUERZA QUE LAS PALABRAS?

Los mensajes que transmiten sus propias acciones. Hablar y escribir son los métodos de comunicación que se usan con mayor frecuencia. Pero muy independiente de lo que uno diga, el actuar de uno o el cómo actúa la persona, es lo que comprobara que es correcto o lo ara verse como una mentira, por qué dices una cosas y haces otra cosa.

A las otras formas de comportamiento no verbal a las que le debemos prestar atención son:

      Tiempo. Si llegas temprano o tarde a las juntas. Si prometes algo y no lo cumples, por ejemplo; “Promete devolver llamadas y se le olvido hacerlo”

      Espacio. Al hablar con una persona cara a cara mantienes una distancia comprensible o dependiendo del contexto en el que se encuentren, o también dependiendo si solo son amigos, amigos íntimos, o van más allá de amigos.

      Símbolos y artefactos. Si en tu espacio de trabajo tienes fotos de tus cosas personales o con algún objeto o artefacto que demuestre nuestra o su “Humanidad”, si nuestro espacio está limpio y aseado, si el mensaje que se quiere mandar mediante los objetos u artefacto dentro de tu espacio es coherente.

¿QUE ES EL LENGUAJE CORPORAL?

Son los mensajes corporales o expresivos que se externa mediante nuestros gestos o muecas, esto podría dejar que la otra persona vea lo que en realidad piensa uno. Sin embargo, estas se pueden malinterpretar.

¿QUE TAN IMPORTANTE ES ESCUCHAR?

El escuchar al menos debe constituir 1/3 de sus comunicaciones. La escucha activa requiere buen contacto visual, expresión atenta, postura corporal correcta y recta y el uso frecuente de palabra de aliento verbal.
El escuchar provoca sensación de satisfacción tanto al escuchante como al que es escuchado. A continuación les mostraremos 4 sugerencias básicas relativas a acciones que debemos evitar:

1.        No de nada por hecho. No prediga lo que alguien dirá. Y no deje que un empleado piense que usted sabe lo que va a decir, aun que usted lo sepa.

2.        No interrumpa. Deje que la persona diga todo lo que tenga que decir. Si está ocupado de momento, ponga un límite de tiempo o programe una cita con ese empleado para cuando usted esté en posibilidad de escuchar la relación completa.

3.        No conjeture acerca de las intenciones. Busque la razón real por la que el empleado necesita su atención. Con frecuencia el propósito resulta ser muy diferente de lo que al principio parecía.

4.        No reaccione con demasiada rapidez. Trate de no saltar a conclusiones. Procure no alterarse simplemente porque una situación es mal explicada o por que se usa una palabra inapropiada.

 PAUTAS DE COMUNICACIÓN.

LA CLASE DE COSAS QUE DEBO DECIRLE A MI JEFE.

·         Progreso hacia las metas y estándares de desempeño.

·         Cuestiones que causan controversia.

·         Actitudes y moral.

·         Sugerencias constructivas.  

TIPOS DE PERSONAS QUE HAY.

v  Persona visual.

          1.- Le gusta “Ver” una idea.

          2.- Les encanta usar cifras, modelos y mapas.

          3.- Disfrutan los ejemplos concretos.

          4.- Valoran la uniformidad visual.

          5.- Tal vez expresen su comprensión en una forma como “Ya veo lo que dices

v  Persona auditiva.

                  1.- Les agrada escuchar una idea.
                  2.- Prosperan en la controversia, la discusión y los debates.
                  3.- Se descubren las ideas en voz alta.
                  4.- Pudieran expresar que han entendido algo diciendo “Yo oigo lo que me dicen”

v  Persona cenestésica.

      1.- Le gusta aprender haciendo.
      2.- Responden bien a las oportunidades prácticas.
      3.- Con frecuencia son personas activas, que se hallan constantemente en movimiento.
      4.- Se ven a sí mismas como aprendices “Sobre la práctica”.
      5.- Pudieran expresar su comprensión diciendo al como “Necesito probar esto”

¿Cómo se enlazan las órdenes con el proceso de comunicación?

Las órdenes son indicaciones que da los superiores con la expectativa de que sean obedecidas.
La clase de comunicación de estas es más directa, en relación con el trabajo. Se completan efectivamente con instrucciones, en las cuales se incluyen explicaciones y se comparten conocimiento del trabajo en forma sistemática.